Cet exercice consiste à préparer un publipostage pour générer des courriers personnalisés à imprimer en utilisant Excel et Word.
Téléchargez les deux documents nécessaires pour l’exercice en cliquant sur le bouton ci-dessous :
Pour télécharger un fichier, faites un clic droit sur le fichier désiré et choisissez l’option Télécharger.
Pour télécharger plusieurs fichiers, sélectionnez les fichiers désirés puis cliquez sur Télécharger les sélectionnés. Les fichiers seront téléchargés sous la forme d’une archive .zip. Veillez à bien extraire le contenu de l’archive avant de commencer à travailler.
Préparation de la liste des destinataires
Ouvrez le fichier txt56-liste_refus_master.xlsx avec Excel.
Insérez une ligne supplémentaire tout en haut du fichier.
Pour insérer une nouvelle ligne tout en haut du document, sélectionnez la première ligne puis faites un clic droit sur le sélection pour choisir l’option Insérer.
Complétez la ligne que vous venez d’ajouter avec des libellés de colonnes explicites.
Paramétrage du publipostage
Ouvrez le fichier txt56-courrier_refus.docx avec Word.
Activez l’onglet Publipostage du ruban.
Ajoutez le fichier tableur que vous venez de préparer comme liste de destinataires pour le publipostage.
Pour ajouter une liste de destinataires à partir d’un fichier tableur :
- Cliquez sur Sélection des destinataires et choisissez Utiliser une liste existante….
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez votre fichier tableur sur votre ordinateur et ouvrez-le.
- Dans la fenêtre Sélectionner le tableau, vérifiez deux choses :
- Le nom de la feuille qui contient vos données (pour cet exercice le fichier ne contient qu’une seule feuille).
- La case La première ligne de données contient les en-tête de colonne est cochée (nécessaire car nous avons ajouté précédemment une ligne de libellés pour les colonnes).
Remplacez les textes, identifiés en rouge dans le document, par les champs de fusion correspondants. Faites attentions aux espaces entre les différents champs de fusion.
Pour remplacer un texte par le champ de fusion correspondant :
- Sélectionnez le texte.
- Cliquez sur Insérer un champ de fusion.
- Choisissez le champ souhaité.
Si ce n’est pas déjà fait, supprimez la couleur rouge.
La solution la plus rapide consiste à supprimer directement le style de caractère utilisé pour mettre la couleur : A personnaliser.
Affichez l’aperçu et prévisualisez les premiers courriers pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
Activez l’aperçu des résultats en cliquant sur le bouton Aperçu des résultats, puis utilisez les flèches pour faire défiler les différents destinataires.
Lancez une recherche d’erreurs en simulant la fusion.
Pour la recherche d’erreur en simulant la fusion :
- Cliquez sur Rechercher les erreurs.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre choisissez l’option Simuler la fusion.
Terminez le publipostage et générez un fichier contenant tous les courriers.
Pour générer un fichier contenant tous les courriers :
- Cliquez sur le bouton Terminer & fusionner.
- Choisissez l’option Modifier les documents individuels….
- Dans la fenêtre qui s’ouvre choisissez les courriers à générer (Tous).
- Le nouveau fichier s’affiche…
