Publipostage : Email de convocation à un examen TXT60

Cet exercice consiste à préparer un publipostage pour générer des courriers personnalisés à imprimer en utilisant Excel et Word.

Téléchargez le fichier tableur nécessaire pour l’exercice en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Pour télécharger un fichier, faites un clic droit sur le fichier désiré et choisissez l’option Télécharger.
Pour télécharger plusieurs fichiers, sélectionnez les fichiers désirés puis cliquez sur Télécharger les sélectionnés. Les fichiers seront téléchargés sous la forme d’une archive .zip. Veillez à bien extraire le contenu de l’archive avant de commencer à travailler.

Préparation de la liste des destinataires

Ouvrez le fichier txt60-publipostage-convocations.xlsx avec Excel.

Insérez une ligne supplémentaire tout en haut du fichier.

Aperçu de la ligne supplémentaire
Solution :

Pour insérer une nouvelle ligne tout en haut du document :

Sélectionnez la première ligne en cliquant sur le numéro de la ligne.

Faites un clic droit sur la sélection pour choisir l’option Insérer.

Démonstration pour l'ajout d'une nouvelle ligne

Complétez la ligne que vous venez d’ajouter avec des libellés de colonnes explicites.

Aperçu des libellés de colonnes

Paramétrage du publipostage

Créez un nouveau document vierge avec Word.

Saisissez le texte d’un message de convocation à un examen à personnaliser. Saisissez des XXX à l’emplacement des textes à personnaliser.

Aperçu du message à personnaliser

Activez l’onglet Publipostage du ruban.

Aperçu de l'onglet publipostage

Ajoutez le fichier tableur que vous venez de préparer comme liste de destinataires pour le publipostage.

Solution :

Pour ajouter une liste de destinataires à partir d’un fichier tableur :

Cliquez sur Sélection des destinataires et choisissez Utiliser une liste existante….

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez votre fichier tableur sur votre ordinateur et ouvrez-le.

Dans la fenêtre Sélectionner le tableau, vérifiez deux choses :

Le nom de la feuille qui contient vos données (pour cet exercice le fichier ne contient qu’une seule feuille).

La case La première ligne de données contient les en-tête de colonne est cochée (nécessaire car nous avons ajouté précédemment une ligne de libellés pour les colonnes).

Démonstration ajout d'une liste de destinataires

Remplacez les XXX présents dans votre message, par les champs de fusion correspondants. Faites attention aux espaces entre les différents champs de fusion.

Solution :

Pour remplacer un texte par le champ de fusion correspondant :

Sélectionnez le texte.

Cliquez sur Insérer un champ de fusion.

Choisissez le champ souhaité.

Affichez l’aperçu et prévisualisez les premiers messages pour vous assurer que tout fonctionne correctement.

Solution :

Pour vérifier les premiers courriers :

Activez l’aperçu des résultats en cliquant sur le bouton Aperçu des résultats.

Utilisez les flèches pour faire défiler les différents messages.

Démonstration de l'aperçu des résultats

Lors de la vérification, vous avez dû constater un problème pour les salutations qui s’adressent toutes à des hommes. Réglez donc le problème. Il est donc nécessaire de personnaliser les salutations en fonction du champ Civilité présent dans le fichier tableur.

Aperçu du message avec prise en compte de la civilité
Solution :

Pour personnaliser les salutations, vous devez utiliser une Formule d’appel :

Effacez les salutations actuelles qui ne conviennent pas.

Cliquez sur Formule d’appel dans la section Publipostage du ruban.

La première chose à faire est d’identifier la colonne précisant la civilité dans notre fichier de données. Pour cela :

Cliquez sur le bouton Faire correspondre les champs….

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez Civilité pour l’information optionnelle Titre de civilité.

Validez avec OK.

Il s’agit maintenant de personnaliser le Format de la formule d’appel :

Laissez Cher dans le premier champ.

Sélectionnez le prénom seul dans le second champ.

Laissez une virgule pour le troisième et dernier champ.

Il ne reste qu’à vérifier la formule d’appel en utilisant les flèches pour faire défiler l’aperçu des salutations pour les différents messages.

Démonstration de l'insertion d'une formule d'appel

Le second problème que vous avez probablement identifié est le format de la date qui utilise la notation anglo-saxonne (mois/jour/année). Modifiez donc le champ de fusion pour résoudre ce problème.

Aperçu du formatage de la date de la convocation
Commutateurs de champ :

Il s’agit pour cette question de modifier le format d’affichage en utilisant un commutateur de champ :

  • \@ "dd/MM/yyyy" : 15/11/2023
  • \@ "dddd d MMMM yyyy" : mercredi 15 novembre 2023
Solution :

Pour ajouter un commutateur sur un champ de fusion, effectuez la manipulation suivante :

Faites un clic droit sur la date et choisissez l’option Basculer les codes de champ.

Personnalisez le code de champ qui s’affiche en ajoutant le commutateur de votre choix :

{ MERGEFIELD Jour \@ "dddd d MMMM yyyy" }

Faites un clic droit sur le code de champ et choisissez l’option Mettre à jour les champs.

Démonstration de la modification du format de la date

Vous devez vous douter qu’il s’agit maintenant de modifier le format de l’heure de la convocation qui s’affiche également au format anglo-saxon (heure:minute AM/PM). Réglez donc ce problème de format.

Aperçu du formatage de l'heure de la convocation
Commutateurs de champ :

Il s’agit pour cette question de modifier le format d’affichage en utilisant un commutateur de champ :

  • \@ "HH:mm" : 09:30
  • \@ "H'h'hmm" : 9h30
Solution :

Pour ajouter un commutateur sur un champ de fusion, effectuez la manipulation suivante :

Faites un clic droit sur l’horaire et choisissez l’option Basculer les codes de champ.

Personnalisez le code de champ qui s’affiche en ajoutant le commutateur de votre choix :

{ MERGEFIELD Heure \f \@ "H'h'mm" }

Faites un clic droit sur le code de champ et choisissez l’option Mettre à jour les champs.

Lancez une recherche d’erreurs en simulant la fusion.

Aperçu du rapport d'erreurs
Solution :

Pour la recherche d’erreur en simulant la fusion :

Cliquez sur Rechercher les erreurs.

Dans la fenêtre qui s’ouvre choisissez l’option Simuler la fusion.

Démonstration de la vérification des erreurs

Lancer le publipostage par email

Ouvrez votre client de messagerie Outlook.

Lancez le publipostage pour l’envoi des mails personnalisé. Vous pouvez vous limiter aux trois premiers étudiants de la liste pour limiter le nombre d’emails envoyés inutilement.

Solution :

Pour lancer le publipostage :

Cliquez sur Terminer et fusionner dans l’onglet Publipostage du ruban et choisissez Envoyer des courriers….

Dans la fenêtre qui s’ouvre :

Sélectionnez le champ de votre fichier de données qui contient les adresses emails pour l’option des messages À.

Saisissez le sujet de votre message dans les options de messages Ligne Objet.

Laissez le format des messages en HTML par défaut.

Saisissez le nombre de mails que vous souhaitez envoyer.

Validez avec OK.

Fenêtre fusionner avec un courrier

Consultez la boite d’envoi de votre logiciel de messagerie pour vérifier que les mails ont bien été envoyés.

Vous pouvez également vérifier les mails reçus par les candidats en consultants les boîtes yopmail. En effet, yopmail est un service d’email jetable. N’importe qui peut consulter n’importe quelle boîte…

Aperçu de la boite yopmail d'un des faux étudiants
Solution :

Pour consulter une boite yopmail :

Ouvrez votre navigateur.

Saisissez l’adresse https://yopmail.com/fr/.

Saisissez le mail jetable que vous souhaitez consulter et cliquez sur la flèche.

Démonstration de la consultation de yopmail

Sauf mention contraire*, l'article Publipostage : Email de convocation à un examen [TXT60] et son contenu par Julien Crego sont mis à disposition selon les termes de la licence Creative Commons

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