Cet article vous montre la démarche à suivre pour faire cohabiter plusieurs index lexicaux dans le même document sur le logiciel de traitement de texte Word.
Le principe de fonctionnement : nommer les index
Cette astuce a pour but de vous permettre de créer autant d’index lexicaux que nécessaire. Vous pourrez ainsi réaliser un index classique des mots-clés, mais aussi un index des auteurs, des dates, ou tout autre type d’index. Pour bien comprendre les explications qui suivent, il est conseillé de maîtriser la création d’index de manière classique. Si besoin, vous pouvez vous référer à l’article Index lexical sur Word et Writer.
Pour créer plusieurs index lexicaux, il est indispensable de nommer chacun d’entre eux. Vous pouvez toutefois en laisser un sans nom, qui servira d’index par défaut. Ensuite, il vous faudra spécifier à quel index chaque entrée doit être associée. Si aucun index n’est précisé, l’entrée sera automatiquement ajoutée à l’index par défaut. Conservez donc l’index par défaut pour les entrées les plus nombreuses.
Comment associer des entrées à un index nommé ?
Avant d’insérer un index nommé, il est nécessaire de marquer les entrées correspondantes. Pour cela, assurez-vous que les caractères non imprimables sont visibles dans votre document en cliquant sur le bouton ¶ dans l’onglet Accueil du ruban.
Pour en savoir plus sur les caractères non-imprimables, vous pouvez consulter l’article suivant : les caractères non-imprimables sur Word et Writer.
Les marques d’index s’afficheront alors sous la forme suivante : { XE "Lorem" }.
Pour associer des entrées à un index spécifique, vous devez modifier ces marques en ajoutant le commutateur \f suivi du nom de l’index entre guillemets.
Par exemple, vous devrez manuellement ajuster les marques d’entrée d’index comme ceci : { XE "Victor Hugo" \f "auteurs" }. Ainsi cette entrée d’index concernant le nom Victor Hugo sera associée à l’index lexical nommée auteurs.
Comment insérer un index lexical nommé ?
Voici la méthode la plus rapide pour nommer un index lexical :
Insérez un index lexical en passant par le bouton Insérer l’index de l’onglet Référence.
Faites un clic droit sur l’index lexical inséré et choisissez l’option Basculer les codes de champ.
Vous devriez avoir un code ressemblant à : { INDEX \c "2" \z "1036" }
Signification des commutateurs de l’exemple :
\c: définit le nombre de colonnes de l’index\z: définit l’identificateur de langage utilisé par Word pour la création de l’index
Modifiez le code de champ afin de préciser son nom avec le commutateur \f comme dans l’exemple suivant { INDEX \c "2" \z "1036" \f "auteurs" }.
Faites à nouveau un clic droit sur le code de champ pour sélectionner l’option Basculer les codes de champ.
Actualisez l’index en effectuant un clic droit sur l’index et en choisissant l’option Mettre à jour les champs.
Marquage automatique avec un tableau de concordance
Un tableau de concordance pour les index lexicaux sur Word est un outil permettant de marquer automatiquement des termes spécifiques dans un document afin de les inclure dans un index. Ce tableau agit comme une référence, où chaque terme listé est recherché dans le texte, puis automatiquement marqué pour être ajouté à l’index.
Un tableau de concordance se compose généralement de deux colonnes :
- Première colonne : contient les termes exacts ou expressions à rechercher dans le document.
- Deuxième colonne (facultative) : contient les termes qui seront utilisés pour personnaliser les entrées de l’index.
| Texte recherché | Texte d’index (facultatif) |
|---|---|
| Victor Hugo | Hugo, Victor |
| Balzac | Balzac, Honoré de |
| Voltaire |
- La recherche est sensible aux différences d’orthographe ou de casse (par exemple, « Traitement de texte » ne correspondra pas à « traitement de texte »).
- Le tableau de concordance ne prend pas en charge les index nommés directement. Il marque uniquement les termes pour l’index par défaut.
Comment utiliser un tableau de concordance avec un index nommé ?
Le marquage des entrées d’index est un travail qui peut s’avérer fastidieux, d’autant plus si vous souhaitez créer plusieurs index. Je vous propose donc une astuce permettant de gérer deux index différents avec deux de tableaux de concordances sachant qu’ils ne prennent pas en charge les index nommés.
Le principe est le suivant : puisque Word ne permet pas d’associer automatiquement des entrées à un index lexical nommé, je vous suggère d’effectuer un marquage automatique pour l’un des index lexicaux, puis de modifier ces marquages à l’aide des fonctions Rechercher/Remplacer. Une fois cette étape terminée, vous pourrez marquer automatiquement les entrées pour le deuxième index.
Marquez automatique le contenu du premier index
Activez l’onglet Références (1) du ruban et cliquez sur Insérez l’index (2).
Cliquez sur Marquage auto… et sélectionnez votre premier tableau de concordance pour marquer le contenu du premier index.
Corrigez les entrées d’index pour les associer à un index nommé
Les fonctionnalités limitées de gestion des expressions régulières dans Word nécessitent un traitement en deux étapes.
Ouvrez la fenêtre Rechercher et remplacer en activant l’onglet Accueil (1) puis en cliquant sur Remplacer (2).
Cliquez sur le bouton Plus (1) pour accéder à toutes les options et cochez la case Utiliser les caractères génériques (2).
Saisissez le contenu suivant dans le champ Rechercher : (XE "*")
Saisissez le contenu suivant dans le champ Remplacer par : \1 xxxx
Si par le plus grand des hasard la chaîne de caractère xxxx se trouve dans votre document utilisez une autre de suite de caractère.
Cliquez sur Remplacer tout.
Décochez la case Utiliser les caractères génériques.
Saisissez le contenu suivant dans le champ Rechercher : xxxx
Saisissez le contenu suivant dans le champ Remplacer par : \f "auteurs"
Cliquez sur Remplacer tout.
Marquez automatique le contenu du second index
Répétez l’étape 1 pour exploiter votre deuxième tableau de concordance qui utilisera l’index par défaut.
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