Index lexical sur Word et Writer

Cet article présente la notion d’index lexical ainsi que tout ce que vous devez savoir pour les utiliser correctement sur votre logiciel de traitement de texte.

Introduction

Qu’est-ce qu’un index lexical ?

Un index lexical est une liste de mots-clés utilisés dans un document suivi des numéros de page sur lesquels les mots en question se trouvent. Généralement placé à la fin du document, l’index permet au lecteur de retrouver rapidement ce qui l’intéresse.

Exemple d'index lexical
Exemple d’index lexical

L’index lexical présenté dans cette capture d’écran contient trois niveaux permettant de regrouper des mots-clés sous un autre mot-clé générique. Les noms des marques Botanic et Gamm vert sont donc classés sous le mot clé Jardinerie. Les noms des roses sont classés sur trois niveaux.

Les entrées d’index et le marquage

Les mots-clés présents dans l’index sont appelés des entrées d’index. Quel que soit le logiciel de traitement de texte que vous utilisez, vous allez devoir marquer, c’est à dire identifier dans le document, les mots que vous souhaitez utiliser comme entrées d’index. Cette opération peut être assez longue si vous avez de nombreux éléments à intégrer dans l’index.

Les différents logiciels ont des manières différentes d’indiquer les entrées d’index dans le document. Sur LibreOffice Writer, vous n’avez rien de particulier à faire, les entrées d’index sont mises en valeur par un arrière-plan, gris.

Visualisation des entrées d'index sur Writer
Visualisation des entrées d’index sur Writer

Sur Word, vous devez veiller à afficher les caractères non-imprimables (cf. les caractères non-imprimables) en cliquant sur le bouton dans l’onglet Accueil du ruban afin de les voir s’afficher dans le document sous la forme { XE "Entrée d'index" }.

Visualisation des entrées d'index sur Word
Visualisation des entrées d’index sur Word

Il est recommandé d’effectuer le marquage des entrées d’index une fois que le document est terminé pour ne pas avoir à recommencer l’opération.

Comment marquer les entrées d’index ?

Le marquage manuel est une opération assez fastidieuse notamment lorsque vous souhaitez créer des index sur plusieurs niveaux. Une seconde méthode présentée plus bas permet d’effectuer le marquage automatiquement.

Marquage sur un niveau

Commencez par ouvrir la fenêtre Marquer les entrées d’index en cliquant sur le bouton Marquer entrée disponible dans la rubrique Index de l’onglet Référence du ruban ou en utilisant le raccourci Alt + Maj + X.

Rubrique index de Word
Rubrique index de Word

Une fois la fenêtre ouverte, pour effectuer le marquage de vos entrées, suivez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez un mot dans le texte.
  2. Cliquez dans la fenêtre Marquer les entrées d’index. Le mot sélectionné s’affiche automatiquement dans le champ Entrée de la fenêtre.
  3. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier l’entrée (pour ajouter une majuscule par exemple), qui correspond donc au texte tel qu’il s’affichera dans l’index. Nous pourrions ainsi sélectionner le mot exemples dans le corps du document et saisir Exemple dans le champ Entrée.
  4. Effectuez le marquage avec le bouton de votre choix :
    • Marquer : permet d’ajouter à l’index le mot en sélectionné dans le document ;
    • Marquer tout : permet de marquer toutes les occurrences du mot sélectionné dans l’ensemble du document.
  5. Recommencez à l’étape 1 pour le mot suivant.
Marquage manuel sur Word
Marquage manuel sur Word

Vous gardez la fenêtre Marquer les entrées d’index à l’écran tant que vous avez des mots à marquer et vous répétez l’opération.

Marquage sur plusieurs niveaux

Si le marquage manuel sur un seul niveau est relativement rapide, les choses deviennent beaucoup plus laborieuses dès que l’on souhaite créer un index sur plusieurs niveaux, car le champ Entrée ne sera plus rempli automatiquement, vous allez devoir saisir votre texte à la main ou faire des couper/coller.

  1. Sélectionnez un mot dans le texte.
  2. Cliquez dans la fenêtre Marquer les entrées d’index. Le mot sélectionné s’affiche automatiquement dans le champ Entrée de la fenêtre.
  3. Remplacez manuellement le texte du champ Entrée par celui doit être utilisé comme entrée principale et vous saisissez le texte devant servir d’entrée secondaire dans le champ Sous-entrée. Si vous souhaitez créer une entrée sur trois niveaux, séparez les niveaux deux et trois dans le champ Sous-entrée par le signe :.
  4. Effectuez ensuite le marquage avec le bouton de votre choix.
Exemple de marquage d'une entrée sur trois niveaux sur Word
Exemple de marquage d’une entrée sur trois niveaux sur Word

Le marquage d’entrée sera visible sous la forme suivante dans le document : Semi-plena { XE "Rose:Anciennes variétés:Semi-plena" }.

Ajouter un renvoi

Un renvoi permet d’insérer une entrée qui renverra directement vers une autre.

Exemple de renvoi

La création d’un renvoi se fait en deux étapes, le marquage de l’entrée et ensuite la création du renvoi. Pour obtenir le résultat de notre exemple, il faut donc commencer par marquer le mot clé en l’associant à celui vers lequel il va renvoyer sous la forme Voir…. Puis dans un deuxième temps, de créer le renvoi en cochant l’option renvoi et en saisissant le texte souhaité.

Entrée avec renvoi Word

Observez l’animation ci-dessous pour suivre toutes les étapes de création d’un renvoi.

Démonstration du marquage d'un renvoi sur Word
Démonstration du marquage d’un renvoi sur Word

L’entrée sera donc identifiée par deux champs dans le document sous la forme : offrandes { XE "Rituel" }{ XE "Offrande"\t "Voir Rituel" }.

Marquer une notion sur plusieurs pages

Pour marquer un texte sur plusieurs lignes et qui peut donc s’étendre sur plusieurs pages, il faut utiliser un signet. Le marquage ne se fait qu’après avoir créé le signet correspondant.

Sélectionner la plage de texte à laquelle l’entrée d’index fera référence (par exemple cela peut être le cas de la présentation d’une notion couvrant plusieurs pages, dans notre exemple le régime dissocié). 

Pour créer le signet :

  1. Sélectionnez le texte correspondant.
  2. Activez l’onglet Insertion du ruban puis cliquez sur Signet (Rubrique Liens).
  3. Saisissez le nom du signet et validez avec le bouton Ajouter.

Pour créer l’entrée d’index :

  1. Positionnez le curseur à la fin du texte correspondant au signet.
  2. Ouvrez la fenêtre Marquer les entrées d’index (Alt + Maj + X).
  3. Cochez la case Étendue de pages.
  4. Sélectionnez le signet dans le menu déroulant
  5. Cliquez sur Marquer.
Entrée sur un signet sur Word
Entrée sur un signet sur Word

Le marquage d’entrée sera visible sous la forme suivante dans le document : { XE "Rituel:Embaumement" \r "Embaumement" }.

Le marquage manuel est une opération assez fastidieuse notamment lorsque vous souhaitez créer des index sur plusieurs niveaux. Une seconde méthode présentée plus bas permet d’effectuer le marquage automatiquement.

Marquage sur un niveau

Commencez par ouvrir la fenêtre Insertion d’une entrée d’index en allant dans le menu Insertion / Table des matières et index / Entrées d’index….

Fenêtre Insertion d'une entrée d'index sur Writer
Fenêtre Insertion d’une entrée d’index sur Writer

Une fois la fenêtre ouverte, pour effectuer le marquage de vos entrées, suivez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez un mot dans le texte.
  2. Cliquez dans la fenêtre Insertion d’une entrée d’index pour l’activer.
  3. Cliquez sur le bouton ⭯ Actualiser, le mot sélectionné s’affiche alors dans le champ Entrée.
  4. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier l’entrée (pour mettre un mot au singulier par exemple), qui correspond donc au texte tel qu’il s’affichera dans l’index. Nous pourrions ainsi sélectionner le mot exemples dans le corps du document et saisir Exemple dans le champ Entrée.
  5. Effectuez les réglages de votre choix :
    • Entrée principale: permet de mettre en valeur le mot dans l’index (en gras par défaut) ;
    • Appliquer à tous les textes similaires : permet de marquer toutes les occurrences du mot sélectionné pour l’ensemble du document.
      • Respecter la casse : les textes similaires doivent avoir la même casse (majuscule /minuscule) ;
      • Uniquement les mots entiers : les textes similaires ne peuvent pas correspondre à une partie du mot par exemple Chien avec Chiens.
  6. Cliquez sur le bouton Insérer pour effectuer le marquage.
  7. Recommencez à l’étape 1 pour le mot suivant.

Marquage sur plusieurs niveaux

Si vous souhaitez classer des entrées d’index sur plusieurs niveaux, la manipulation sera la même que précédemment, mais vous allez devoir saisir en plus remplir les clés dont vous avez besoin. Vous pouvez ainsi utiliser deux clés permettant de créer un index lexical sur trois niveaux. L’exemple suivant permet donc d’insérer l’entrée Semi-plena qui sera une sous-entrée de Anciennes variétés également une sous-entrée de Rose.

Exemple de marquage d’une entrée sur trois niveaux sur Writer

Comment insérer un index lexical ?

Une fois que les mots désirés ont été marqués dans le document, il faut insérer l’index lexical. Pour cela, il suffit de suivre les manipulations suivantes :

  1. Placez votre curseur à l’emplacement désiré pour l’insertion de l’index lexical (généralement la fin du document).
  2. Ouvrez la fenêtre Index via l’option Insérer l’index de l’onglet Références.
Rubrique index de Word
  1. Dans la fenêtre Index, réglez les différentes options à votre convenance (type, colonnes, alignement des numéros, etc).
Fenêtre Index sur Word
Fenêtre Index sur Word
  1. Insérez l’index en cliquant sur le bouton OK.

En plus du format que vous avez pu choisir pour l’aspect visuel de votre index, sachez que la personnalisation peut se faire en modifiant les styles de paragraphes correspondant : Index 1, Index 2, Index 3 et Titre d’index.

Une fois que les mots désirés ont été marqués dans le document, il faut insérer l’index lexical. Pour cela, il suffit de suivre les manipulations suivantes :

  1. Placez votre curseur à l’emplacement désiré pour l’insertion de l’index lexical (généralement la fin du document).
  2. Ouvrez la fenêtre correspondante via le menu Insertion / Tables de matières et index / Tables des matières, index ou bibliographie… et choisissez Index lexical dans le menu déroulant Type.
Fenêtre Tables des matières, index ou bibliographie sur Writer
Fenêtre Tables des matières, index ou bibliographie sur Writer
  1. Réglez les différentes options de l’onglet type à votre convenance :
    • Regrouper les entrées identiques : Si vous décochez cette case, chaque marque d’index ajoutera une entrée dans l’index lexical (probablement une option inutile) ;
    • Avec sv : va ajouter sv à la suite du numéro de page si la référence se trouve sur deux pages consécutives, plutôt que de lister les deux numéros de page ;
    • Avec – : va ajouter des – pour définir des intervalles si la référence se trouve sur des pages consécutives ;
    • Respecter la casse : conserve la casse utilisée lors du marquage des entrées ;
    • Entrées en majuscules : permet d’uniformiser la présentation de l’index en ajoutant systématiquement des majuscules ;
    • Clés comme entrée séparées : va créer des entrées pour les clés plutôt que de les utiliser comme catégories.
  1. D’autres options sont disponibles notamment sous les onglets Entrées et Colonnes. Dont en particulier l’option Séparateur alphabétique permettant d’ajouter les lettres pour faciliter l’utilisation de l’index.
  2. Insérez l’index en cliquant sur le bouton OK.

Comment mettre à jour un index ?

Pour mettre à jour un index faites un clic droit sur l’index et choisissez l’option Mettre à jour les champs dans le menu contextuel, si vous souhaitez modifier les options de l’index, vous pouvez choisir l’option Modification du champ… puis cliquer sur le bouton Index… dans la fenêtre qui s’ouvre.

Menu contextuel de l'index lexical sur Word
Menu contextuel de l’index lexical sur Word

Pour mettre à jour un index faites un clic droit sur l’index et choisissez l’option Mettre à jour l’index dans le menu contextuel, si vous souhaitez modifier les options de l’index, vous pouvez choisir l’option Éditer l’index.

Menu contextuel de l'index lexical sur Writer
Menu contextuel de l’index lexical sur Writer

Comment marquer les entrées automatiquement ?

Le marquage manuel classique des entrées d’index peut être très laborieux, il existe donc une autre méthode consistant à créer une liste des mots à indexer dans fichier secondaire appelé un fichier de concordance et d’utiliser ensuite le fichier pour marquer les entrées automatiquement.

Le fichier de concordances se compose juste d’un tableau à deux colonnes, la première colonne correspond au mot qui doit être retrouvé dans le document et la seconde colonne correspond à l’entrée d’index correspondante.

Ce fichier peut être créé sur Word avec un tableau classique ou des tabulations, mais il peut également être créé avec Excel. Nous utiliserons ici la méthode des tabulations sur Word.

Création d’un fichier de concordance

Pour créer le tableau de concordances, il suffit donc de créer un nouveau fichier puis de lister tous les mots que l’on souhaite indexer en les présentant sous la forme de tableau. Les tableaux construits via des tabulations étant plus souples, il s’agit donc de la méthode recommandée. Séparez donc les mots-clés des entrées d’index en insérant une tabulation avec la touche correspondante ↹ Tab.

Pour en savoir plus sur les tabulations et/ou pour présenter votre liste de manière plus lisible, il est recommandé de consulter l’article correspondant Les tabulations.

Voici donc un exemple de tableau de concordance :

Exemple d'un tableau de concordance
Exemple d’un tableau de concordance

Le tableau présenté précédemment est incomplet, car il doit tenir compte des différentes variations des mots à rechercher en termes de casse (majuscule/minuscule) et de quantité (singulier/pluriel).

Exemple complet avec prise en charge des variations
Exemple complet avec prise en charge des variations

Pour indexer des mots en tant que sous-entrée, il suffit de séparer les différents niveaux par : dans la colonne correspondant aux entrées d’index.

Exemple d'entrée sur plusieurs niveaux (sans variations)
Exemple d’entrée sur plusieurs niveaux (sans les variations)

Pour marquer les renvois, il faut prévoir une ligne supplémentaire contenant le renvoi.

Exemple de renvoi (sans variations)
Exemple de renvoi (sans les variations)

Marquer les entrées automatiquement

Une fois que le fichier de concordance est créé, le marquage des entrées d’index va pouvoir se faire automatiquement en suivante les manipulations suivantes :

  1. Placez votre curseur au début du document pour lequel vous souhaitez créer l’index lexical.
  2. Ouvrez la fenêtre Index via l’option Insérer l’index de l’onglet Références.
Rubrique index de Word
  1. Dans la fenêtre Index, cliquez sur le bouton Marquage auto….
  2. Retrouvez votre fichier de concordance sur votre ordinateur et validez avec Ouvrir.

Le marquage manuel classique des entrées d’index peut être très laborieux, il existe donc une autre méthode consistant à créer une liste des mots à indexer dans fichier secondaire appelé un fichier de concordance et d’utiliser ensuite le fichier pour marquer les entrées automatiquement.

Pour créer un fichier de concordance, cochez la case Fichier de concordance puis cliquez sur Fichier / Nouveau (ou Ouvrir si le fichier existe déjà). Il s’agit donc de créer un fichier spécial au format .sdi permettant de gérer les entrées d’index.

Une fois le fichier créé, il est possible de l’éditer afin de saisir les mots à indexer automatiquement avec les options correspondantes.

Fenêtre d'édition du fichier de concordance
Fenêtre d’édition du fichier de concordance

Lors de l’insertion de l’index, les mots présents dans le fichier de concordance seront donc marqués automatiquement.

Comment supprimer les marques d’index ?

Il est possible de supprimer manuellement un marquage d’index en supprimant directement le champ correspondant dans le texte. Mais cette opération peut se traiter automatiquement avec la fonction Remplacer si vous souhaitez supprimer toutes les marques d’index ou si vous voulez supprimer toutes les marques pour une entrée spécifique.

  1. Ouvrez la fenêtre Remplacer (Ctrl + H).
  2. Dans le champ Rechercher saisissez ^d XE. Ce code correspond une marque d’index ^d correspond à un champ et XE et le code des marques d’index.
  3. Laissez vide le champ Remplacer Par.
  4. Cliquez sur Remplacer tout.
Suppression de toutes les marques d’index

Si vous souhaitez supprimer toutes les marques d’index pour une entrée en particulier, il faut compléter le code en indiquant l’entrée correspondante par exemple :

  • ^d XE "Rituel" : pour les entrées qui correspondent exactement à Rituel.
  • ^d XE "Rituel : pour toutes les entrées qui commencent par Rituel, ce qui prendra en compte les sous-entrées.
Suppression des marques d’index pour une entrée spécifique

Pour supprimer ou modifier une marque d’index, il suffit de faire clique droit sur un mot déjà indexé dans le document et de choisir l’option Entrée d’index… dans le menu contextuel.

La fenêtre d’édition des entrée d’index s’affiche et vous permet alors de supprimer une entrée ou de la modifier. Les deux séries de flèches permettent de naviguer entre les occurrences du mot courant ou entre les mots.

Fenêtre d'édition des entrées d'index sur Writer
Fenêtre d’édition des entrées d’index sur Writer

Articles connexes

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