Les champs sur Word et Writer

Cet article est consacré aux champs qui sont des éléments de contenu dynamiques sur les logiciels de traitement de texte Word et Writer.

Qu’est-ce qu’un champ ?

Les éléments comme le nombre de page, la date du jour ou l’auteur du document sont appelés des champs. Ces champs sont dynamiques puisqu’il vont s’adapter au contexte. Par exemple, le champ numéro de page placé sur toute les pages du document va bien avoir une valeur différente en fonction de la page sur laquelle il se trouve.

Les champs permettent d’insérer beaucoup de choses dans un document, par exemple :

  • le numéro ou le nombre de pages du document ;
  • des métadonnées sur le document comme l’auteur, les mots-clés, le poids du fichier ;
  • la date du jour ou celle de création du document ;
  • des références à des titres ou des signets ;
  • des tables des matières, index lexicaux ;
  • etc.

La connaissance et la maîtrise des champs permet souvent d’aller au-delà des possibilités de base offertes par les logiciels de traitement de texte. Par exemple, sur Word, si vous souhaitez créer deux index différents dans le même document, un pour les mots clés et un pour les auteurs, vous allez devoir utiliser des champs avec des options. Si vous souhaitez insérer la date du jour qui se mettra à jour automatiquement sur Writer, vous allez également devoir utiliser un champ.

Comment insérer un champ ?

Utilisation de la fenêtre Champ

Les champs sont accessibles dans l’onglet Insertion du ruban en cliquant sur QuickPart dans la catégorie Texte. Malheureusement, le bouton QuickPart est plus ou moins facile à trouver en fonction de la largeur de votre fenêtre puisque le ruban s’adapte. Cherchez donc l’icône correspondante.

Accès à QuickPart
Accès à QuickPart

La rubrique QuickPart comprend le sous-menu Champ… qui permet d’ouvrir la fenêtre Champ à partir de laquelle, vous pouvez gérer la totalité des champs disponible sur Word.

Affichage de la fenêtre Champ sur Word
Affichage de la fenêtre Champ sur Word

Dans la fenêtre Champ :

  1. Choisissez le champ que vous souhaitez dans zone Noms de champs (filtrable via le menu Catégories).
  2. Lisez la Description (pour vous assurer d’avoir choisi le bon champ).
  3. Faites le tour des options disponibles (en fonction du champ sélectionné).
  4. Cliquez sur OK pour insérer le champ.

Le bouton Codes de champ permet d’afficher le code du champ et de le personnaliser avec les options (commutateurs) disponibles.

Afficher les codes de champs sur Word
Afficher les codes de champs sur Word

Insertion manuelle

Pour ceux qui sont le plus à l’aise avec les champs, une autre méthode consiste à insérer manuellement les champs en saisissant le code du champ à la main. Pour cela, il faut commencer par insérer les délimiteurs du champ en utilisant le raccourci clavier Ctrl + F9, puis il s’agit saisir à la main le code du champ.

Les délimiteurs de balise de champ s’affichent dans le document sous la forme suivante :

Délimiteurs de balise de champ

Les champs sont accessibles dans le menu Insertion, Champ et Autres champs…. Dans la fenêtre Champ :

  1. Sélectionnez la catégorie via les onglets.
  2. Sélectionnez le champ désiré dans zone Type.
  3. Définissez les détails du champ désiré avec les différentes options.
  4. Validez en cliquant sur Insérer.
Affichage de la fenêtre Champ sur Writer
Affichage de la fenêtre Champ sur Writer

Comment visualiser les champs ?

Visualiser les champs

Tous les champs ne s’affichent pas de la même manière dans Word. Certains champs sont interprétés, c’est à dire que Word va lire le code du champ, l’interpréter et afficher ce à quoi il correspond. C’est le cas par exemple, d’une table des matières ou des numéros de page. Vous ne verrez qu’il s’agit vraiment d’un champ que si vous essayez de sélectionner l’élément en question qui va alors se griser, comme le sommaire dans la capture ci-dessous).

Visualisation des champs sur Word
Visualisation des champs sur Word

D’autres champs, quant à eux sont inscrits directement sous la forme de leur code qui ne sont visibles que lorsque les caractères non-imprimables sont affichés (cf l’article les caractères non imprimables sur Word et Writer). C’est le cas par exemple des entrées d’index comme vous pouvez le voir dans l’animation ci-dessous (la couleur rouge a été ajoutée juste pour la démonstration).

Options de présentation des champs

Si vous avez du mal à identifier les champs dans Word, il est possible d’activer une option permettant de mettre en valeurs les champs en continu même lorsqu’ils ne sont pas sélectionnés.

Pour cela, activez l’onglet Fichier, affichez les Options et dans les options avancées, réglez la valeur Toujours pour l’option Champs avec trame.

Options Champs avec trame

Afficher les codes de champs

Les codes de champs sont identifiables dans le document grâce aux délimiteurs de balise qui s’affichent sous la forme d’accolades encadrés.

Délimiteurs de balise de champ
Délimiteurs de balise de champ

Si vous souhaitez afficher les codes d’un champ pour éventuellement pouvoir le modifier, vous avez plusieurs solutions :

  1. Faites un clique droit sur le champ et choisissez l’option Basculer les codes de champ.
  2. Sélectionner le champ désiré et utilisez le raccourci clavier Maj (Shift) + F9.
  3. Utilisez le raccourci Alt + F9 pour basculer l’ensemble des champs du document.
Exemples d'affichage de codes de champs sur Word
Exemples d’affichage de codes de champs sur Word

Il n’y a rien de particulier à faire pour visualiser les champs sur Writer. Notez cependant toutefois qu’ils sont mis en valeur avec un arrière-plan gris clair pour les distinguer du texte classique. Par exemple, dans la capture d’écran ci-dessous, la date présente dans l’en-tête est celle du jour courant. Elle se mettra donc à jour à chaque ouverture du fichier.

Visualisation des champs sur Writer
Visualisation des champs sur Writer

En utilisant le raccourci clavier Ctrl + F9, il est cependant possible d’afficher le nom du champ en lieu et place de sa valeur, comme vous pouvez le voir dans la capture suivante.

Visualisation du code des champs sur Writer
Visualisation du code des champs sur Writer

Comment mettre à jour ou éditer un champ ?

Mettre à jour un champ

Pour mettre à jour un champ, il suffit de faire un clique droit sur le champ en question et de choisir l’option Mettre à jour les champs.

Mettre à jour un champ sur Word
Mettre à jour un champ sur Word

Mettre à jour tous les champs du document

Si vous souhaitez mettre à jour la totalité des champs du document, il suffit de sélectionner tout le document avec le raccourci clavier Ctrl + A (ou avec un triple clique dans la marge de gauche) puis de presser la touche F9.

Éditer un champ

Pour modifier un champ, il suffit de faire un clique droit sur le champ en question et de choisir l’option Modification du champ… qui ouvrira la fenêtre Champ utilisée lors de la création d’un champ.

Modifier un champ sur Word
Modifier un champ sur Word

Mise à jour automatique avant impression

Si vous voulez vous assurer de ne pas oublier de mettre à jour vos champ avant d’imprimer votre document, vous pouvez activer la mise à jour automatique. Pour cela, activez l’onglet Fichier, affichez les Options et dans les options d’Affichage, cochez la case Mettre à jour les champs avant impression.

Attention cependant à ce que la mise à jour des champs n’ait pas d’impact sur votre mise en forme, vous pourriez ainsi avoir une mauvaise surprise.

Mettre à jour les champs avant impression sur Word
Mettre à jour les champs avant impression sur Word

Mettre à jour tous les champs du document

Pour mettre à jour tous les champs, placez vous dans le document et pressez la touche F9.

Cette manipulation est normalement inutile puisque par défaut les champs se mettent à jour automatiquement. Cette option est réglable dans le menu Outils puis Options….

Option d'actualisation automatique des champs sur Writer
Option d’actualisation automatique des champs sur Writer

Éditer un champ

Pour modifier un champ, il suffit de faire un clique droit sur le champ en question et de choisir l’option Éditer les champs… qui ouvrira une fenêtre permettant de modifier le champ.

Exemples simples d’utilisation de champs

Numérotation de page

Dans la catégorie Numérotation, le champ Page permet d’insérer le numéro de la page courante. Dans la catégorie Résumé, le champ NumPages permet d’insérer le nom de page contenues dans le document.

Exemple de numérotation de page avec des champs sur Word
Exemple de numérotation de page avec des champs sur Word

Horodatage

Le champ Date de la catégorie Date et heure, permet d’insérer la date du jour courant. L’avantage ici est que cette date va se mettre à jour automatiquement, ce qui peut être très pratique pour créer des modèles de courrier.

Exemple du champ Date sur Word
Exemple du champ Date sur Word

Toujours dans la catégorie Date et Heure, le champ SaveDate permet d’insérer la date de dernière modification. Ce champ peut être très pratique pour connaître la version d’un document de travail lorsqu’il est imprimé. Il peut être couplé avec le champ nombre de révisions, disponible dans la catégorie Résumé sous le nom Info avec la propriété RevNum.

Exemple d'un suivi de version sur Word
Exemple d’un suivi de version sur Word

Informations utilisateur

Le suivi de version vu précédemment peut être complété avec le champ NomUtilisateur disponible dans la catégorie Utilisateur.

Exemple d'un suivi avec auteur sur Word
Exemple d’un suivi avec auteur sur Word

Numérotation de page

Dans l’onglet Document. Le champ Page / Numéro de page permet d’insérer le numéro de la page courante. Le champ de Statistiques / Pages permet d’insérer le nombre de pages dans le document.

Exemple de numérotation de page avec des champs sur
Exemple de numérotation de page avec des champs sur Writer

Horodatage

Dans l’onglet Document. Le champ Date / Date (ne pas confondre avecDate / Date (fixe)), permet d’insérer la date du jour courant. L’avantage ici est que cette date va se mettre à jour automatiquement, ce qui peut être très pratique pour créer des modèles de courrier.

Exemple du champ Date sur Writer
Exemple du champ Date sur Writer

Dans l’onglet Info document, les champs Modifié / Date et Modifié / Heure permettent d’insérer la date et l’heure de dernière modification. Ces champ peuvent être très pratique pour connaître la version d’un document de travail lorsqu’il est imprimé. Ils peuvent être couplés avec le champ Numéro de révisions.

Exemple d'un suivi de version sur Writer
Exemple d’un suivi de version sur Writer

Informations utilisateur

Le suivi de version vu précédemment peut être complété avec le champ Utilisateur / Nom disponible sous l’onglet Document.

Exemple d'un suivi avec auteur sur Writer
Exemple d’un suivi avec auteur sur Writer

Comment modifier les propriétés du document ?

Modifier les propriétés du document

Les propriétés du document sont modifiables en cliquant sur l’onglet Fichier du ruban et en se rendant dans Informations.

Les propriétés du document sur Word
Les propriétés du document sur Word

Modifier l’auteur par défaut

Si vous souhaitez modifier l’auteur par défaut pour vos futurs documents, vous devez alors vous rendre dans les options de Word. Onglet Fichier du ruban puis Options. (À noter que le nom de l’auteur est aussi utilisé pour le suivi des modifications.)

Personnalisation du nom de l'auteur par défaut sur Word
Personnalisation du nom de l’auteur par défaut sur Word

Insérer les propriétés du document rapidement

Sous la rubrique QuickPart, vous trouverez un sous-menu Propriétés du document qui permet d’insérer directement les métadonnées du document (auteur, titre, mots-clés, etc.) sans avoir à passer par la fenêtre Champ.

Insérer une propriété du document sur Word
Insérer une propriété du document sur Word

La fenêtre champ proposera plus d’options pour l’insertion des propriété du document, il sera par exemple possible d’insérer uniquement les initiales de l’auteur plutôt que son nom complet.

Modifier les propriétés du document

Les propriétés du document sont modifiables en allant dans le menu Fichier puis Propriétés…. Les propriétés sont alors modifiables via les onglets Général, Description et Propriétés personnalisées.

Modifier les informations sur l’auteur

Les informations sur l’auteur se modifie directement dans les options de LibreOffice accessible via le menu Outils puis Options….

Articles connexes

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