Les champs sur Word et Writer

Utilisation de la fenêtre Champ

Les champs sont accessibles dans l’onglet Insertion du ruban en cliquant sur QuickPart dans la catégorie Texte. Malheureusement, le bouton QuickPart est plus ou moins facile à trouver en fonction de la largeur de votre fenêtre puisque le ruban s’adapte. Cherchez donc l’icône correspondante.

La rubrique QuickPart comprend le sous-menu Champ… qui permet d’ouvrir la fenêtre Champ à partir de laquelle, vous pouvez gérer la totalité des champs disponible sur Word.

Dans la fenêtre Champ :

1. Choisissez le champ que vous souhaitez dans zone Noms de champs (filtrable via le menu Catégories).
2. Lisez la Description (pour vous assurer d’avoir choisi le bon champ).
3. Faites le tour des options disponibles (en fonction du champ sélectionné).
4. Cliquez sur OK pour insérer le champ.

Le bouton Codes de champ permet d’afficher le code du champ et de le personnaliser avec les options (commutateurs) disponibles.

Insertion manuelle

Pour ceux qui sont le plus à l’aise avec les champs, une autre méthode consiste à insérer manuellement les champs en saisissant le code du champ à la main. Pour cela, il faut commencer par insérer les délimiteurs du champ en utilisant le raccourci clavier Ctrl + F9, puis il s’agit saisir à la main le code du champ.

Les délimiteurs de balise de champ s’affichent dans le document sous la forme suivante :

Les champs sont accessibles dans le menu Insertion, Champ et Autres champs…. Dans la fenêtre Champ :

1. Sélectionnez la catégorie via les onglets.
2. Sélectionnez le champ désiré dans zone Type.
3. Définissez les détails du champ désiré avec les différentes options.
4. Validez en cliquant sur Insérer.

Visualiser les champs

Tous les champs ne s’affichent pas de la même manière dans Word. Certains champs sont interprétés, c’est-à-dire que Word va lire le code du champ, l’interpréter et afficher ce à quoi il correspond. C’est le cas par exemple, d’une table des matières ou des numéros de page. Vous ne verrez qu’il s’agit vraiment d’un champ que si vous essayez de sélectionner l’élément en question qui va alors se griser, comme le sommaire dans la capture ci-dessous).

D’autres champs, quant à eux sont inscrits directement sous la forme d’un code spécifique qui n’est visible que lorsque les caractères non-imprimables sont affichés (cf l’article les caractères non imprimables sur Word et Writer). C’est le cas par exemple des entrées d’index comme vous pouvez le voir dans l’animation ci-dessous (la couleur rouge a été ajoutée juste pour la démonstration).

Options de présentation des champs

Si vous avez du mal à identifier les champs dans Word, il est possible d’activer une option permettant de mettre en valeurs les champs en continu même lorsqu’ils ne sont pas sélectionnés.

Pour cela, activez l’onglet Fichier, affichez les Options et dans les options avancées, réglez la valeur Toujours pour l’option Champs avec trame.

Afficher les codes de champs

Les codes de champs sont identifiables dans le document grâce aux délimiteurs de balise. Les codes s’affichent ainsi entre accolades.

Si vous souhaitez afficher les codes d’un champ pour éventuellement pouvoir le modifier, vous avez plusieurs solutions :

1. Faites un clic droit sur le champ et choisissez l’option Basculer les codes de champ.
2. Sélectionner le champ désiré et utilisez le raccourci clavier Maj (Shift) + F9.
3. Utilisez le raccourci Alt + F9 pour basculer l’ensemble des champs du document.

Il n’y a rien de particulier à faire pour visualiser les champs sur Writer. Notez cependant toutefois qu’ils sont mis en valeur avec un arrière-plan gris clair pour les distinguer du texte classique. Par exemple, dans la capture d’écran ci-dessous, la date présente dans l’en-tête est celle du jour courant. Elle se mettra donc à jour à chaque ouverture du fichier.

En utilisant le raccourci clavier Ctrl + F9, il est cependant possible d’afficher le nom du champ en lieu et place de sa valeur, comme vous pouvez le voir dans la capture suivante.

Mettre à jour un champ

Pour mettre à jour un champ, il suffit de faire un clic droit sur le champ en question et de choisir l’option Mettre à jour les champs.

Mettre à jour tous les champs du document

Si vous souhaitez mettre à jour la totalité des champs du document, il suffit de sélectionner tout le document avec le raccourci clavier Ctrl + A (ou avec un triple clics dans la marge de gauche) puis de presser la touche F9.

Éditer un champ

Pour modifier un champ, il suffit de faire un clic droit sur le champ en question et de choisir l’option Modification du champ… qui ouvrira la fenêtre Champ utilisée lors de la création d’un champ.

Mise à jour automatique avant impression

Si vous voulez vous assurer de ne pas oublier de mettre à jour vos champs avant d’imprimer votre document, vous pouvez activer la mise à jour automatique. Pour cela, activez l’onglet Fichier, affichez les Options et dans les options d’Affichage, cochez la case Mettre à jour les champs avant impression.

Mettre à jour tous les champs du document

Pour mettre à jour tous les champs, placez-vous dans le document et pressez la touche F9.

Cette manipulation est normalement inutile puisque par défaut les champs se mettent à jour automatiquement. Cette option est réglable dans le menu Outils puis Options….

Éditer un champ

Pour modifier un champ, il suffit de faire un clique droit sur le champ en question et de choisir l’option Éditer les champs… qui ouvrira une fenêtre permettant de modifier le champ.

Numérotation de page

Dans la catégorie Numérotation, le champ Page permet d’insérer le numéro de la page courante. Dans la catégorie Résumé, le champ NumPages permet d’insérer le nombre de pages contenues dans le document.

Horodatage

Le champ Date de la catégorie Date et heure, permet d’insérer la date du jour courant. L’avantage ici est que cette date va se mettre à jour automatiquement, ce qui peut être très pratique pour créer des modèles de courrier.

Toujours dans la catégorie Date et Heure, le champ SaveDate permet d’insérer la date de dernière modification. Ce champ peut être très pratique pour connaître la version d’un document de travail lorsqu’il est imprimé. Il peut être couplé avec le champ nombre de révisions, disponible dans la catégorie Résumé sous le nom Info avec la propriété RevNum.

Informations utilisateur

Le suivi de version vu précédemment peut être complété avec le champ NomUtilisateur disponible dans la catégorie Utilisateur.

Numérotation de page

Dans l’onglet Document. Le champ Page / Numéro de page permet d’insérer le numéro de la page courante. Le champ de Statistiques / Pages permet d’insérer le nombre de pages dans le document.

Horodatage

Dans l’onglet Document. Le champ Date / Date (ne pas confondre avecDate / Date (fixe)), permet d’insérer la date du jour courant. L’avantage ici est que cette date va se mettre à jour automatiquement, ce qui peut être très pratique pour créer des modèles de courrier.

Dans l’onglet Info document, les champs Modifié / Date et Modifié / Heure permettent d’insérer la date et l’heure de dernière modification. Ces champs peuvent être très pratiques pour connaître la version d’un document de travail lorsqu’il est imprimé. Ils peuvent être couplés avec le champ Numéro de révisions.

Informations utilisateur

Le suivi de version vu précédemment peut être complété avec le champ Utilisateur / Nom disponible sous l’onglet Document.

Modifier les propriétés du document

Les propriétés du document sont modifiables en cliquant sur l’onglet Fichier du ruban et en se rendant dans Informations.

Modifier l’auteur par défaut

Si vous souhaitez modifier l’auteur par défaut pour vos futurs documents, vous devez alors vous rendre dans les options de Word. Onglet Fichier du ruban puis Options. (À noter que le nom de l’auteur est aussi utilisé pour le suivi des modifications.)

Insérer les propriétés du document rapidement

Sous la rubrique QuickPart, vous trouverez un sous-menu Propriétés du document qui permet d’insérer directement les métadonnées du document (auteur, titre, mots-clés, etc.) sans avoir à passer par la fenêtre Champ.

La fenêtre champ proposera plus d’options pour l’insertion des propriétés du document, il sera par exemple possible d’insérer uniquement les initiales de l’auteur plutôt que son nom complet.

Modifier les propriétés du document

Les propriétés du document sont modifiables en allant dans le menu Fichier puis Propriétés…. Les propriétés sont alors modifiables via les onglets Général, Description et Propriétés personnalisées.

Modifier les informations sur l’auteur

Les informations sur l’auteur se modifie directement dans les options de LibreOffice accessible via le menu Outils puis Options….